همراستایی عمودی و افقی پیش‌نیاز کامیابی سازمانی
دکتر علیرضا جلالی فراهانی
مدرس دانشگاه
زمانی که مجموعه‌ای از عناصر که دارای توانمندی‌ها و قابلیت‌هایی محدود و مشخص هستند، با کیفیت و ترتیبی خاص کنار یکدیگر قرار می‌گیرند، جمع توان این مجموعه، از جمع جبری ظرفیت تک‌تک آنها بیشتر است و به این پدیده، «هم‌افزایی» گفته می‌شود. بر اساس همین منطق ساده اما بسیار ظریف، همه ما بدرستی انتظار داریم که وقتی مجموعه‌ای از ظرفیت‌ها ذیل هویتی به نام «سازمان»، کنار یکدیگر سازماندهی می‌شوند، به دستاوردهایی شاخص و فراتر از جمع ظرفیت تک‌تک عناصر دست یابند. اما یکی از واقعیت‌های غم‌انگیز و تأمل‌آوری که در مشاهده بسیاری از سازمان‌های ایرانی با آن مواجه می‌شویم، عدم تناسب میان داشته‌ها و امکانات این سازمان‌ها (یا همان عناصر) از یکسو و خروجی‌ها و دستاوردهای آنها از سوی دیگر است. به بیانی دیگر، وقتی به ظرفیت‌های نرم‌افزاری، سخت‌افزاری، فن‌افزاری، فکرافزاری و انسان‌افزاری سازمان‌ها می‌نگریم، منطقاً انتظاری در خصوص خروجی در ذهنمان ایجاد می‌شود که ندرتاً با واقعیت تطابق دارد و در غالب موارد، خروجی بسیار کمتر از انتظار و حتی جمع ساده جبری آن ظرفیت‌‌هاست. برای واکاوی دلیل یا دلایل این پدیده، می‌توان با عینک‌های متنوعی به سازمان‌ها نگاه کرد و ریشه‌های گوناگونی را برای آن شناسایی کرد و البته این بررسی‌ها میتوانند عللی را شناسایی کنند که مانعه‌الجمع هم نباشند لیکن تمرکز نوشتار حاضر بر آسیب‌شناسی و تعلیل این پدیده از منظر همسویی یا همراستایی استراتژیک است.
سازمان‌ها اساساً برای نیل به کارایی در عملیات و نهایتاً تحقق اهداف و جامه عمل پوشاندن به مأموریت خود تلاش می‌کنند لیکن لازمه نیل به این توابع مطلوب، همراستایی در دو جهت برداری عمودی و افقی است. لذا نخست تلاش خواهم کرد توضیحاتی را در خصوص ماهیت این دو نوع همراستایی ارائه کنم و در ادامه به چالش‌های موجود در این راه و نهایتاً شیوه‌هایی برای دستیابی به همراستایی عمودی و افقی و تفوق بر این چالش‌ها، در استعداد محدود یک یادداشت کوتاه، اشاره خواهم داشت.
همراستایی عمودی در سازمان‌ها، در عالی‌ترین سطح، ناظر بر همسویی اهداف و جهت‌گیری‌های واحدها در سلسله مراتب سازمانی، با جهت‌گیری استراتژیک و اهداف کلان سازمان است. در سطح بعدی، این همسویی بر هماهنگی وظایف، مسئولیت‌ها و روابط گزارش‌دهی از بالا به پایین دلالت دارد. وجود این همسویی لازمه ابلاغ و اجرا‌ی اهداف و مقاصد سازمان در سلسله مراتب است. هنگامی که همراستایی عمودی وجود دارد، همه افراد در سازمان، مسئولیت‌ها و نقش‌هایشان را در تحقق اهداف بزرگ‌تر سازمان می‌دانند. این آگاهی منجر به بهبود کارایی، بهره‌وری و عملکرد کلی می‌شود. همراستایی عمودی عمدتاً از طریق ساختارهای سلسله مراتبی حاصل می‌شود؛ جایی که اختیارات و تصمیم‌گیری از مدیران سطح بالا به مدیران میانی و کارمندان خط مقدم جریان توزیع می‌گردد. این ساختار تضمین می‌کند که اهداف، دستورالعمل‌ها و بازخوردها به طور مؤثر در سرتاسر سازمان منتقل و باعث می‌شود همه اعضای سازمان کم‌وبیش برداشت مشترکی از موضوعات کلیدی داشته باشند.
موضوع مهم دیگر در تحقق همراستایی عمودی، وجود روابط گزارش‌دهی واضح و کارآمد است. وقتی کارکنان بدانند باید مشخصاً به چه کسی گزارش دهند، میتوانند کار خود را کارآمدتر انجام دهند. شفافیت در این حوزه، سردرگمی را کاهش می‌دهد، موازی‌کاری را به حداقل می‌رساند و تضمین می‌کند که همه در قبال وظایف خود پاسخگو هستند. روابط شفاف گزارش‌دهی همچنین ارتباطات مؤثر و تصمیم‌گیری را در سراسر ساختار سلسله مراتب سازمانی، بهبود می‌بخشد.
پدیده عجیبی که در برخی سازمان‌ها مشاهده می‌شود این است که بخشی از انرژی و ظرفیت واحدهای برخی سازمان‌ها، خواسته یا ناخواسته صرف خنثی‌سازی تلاش‌های واحدهای هم‌ارزشان می‌شود. بروز این پدیده، نشانه‌ای شفاف از فقدان همراستایی افقی است. همراستایی افقی در عالی ترین سطح به حمایتگری یا لااقل سازگاری و سنخیت استراتژی‌ها، جهتگیری‌ها و برنامه های واحدهای هم‌ارز با یکدیگر دلالت دارد. برای تحقق این همراستایی تلاش می‌شود تا نگاه سیلویی در واحدها شکسته شده و همگان به همکاری متقابل، تشویق شوند. همراستایی افقی، همکاری، نوآوری و به اشتراک‌‌گذاری دانش را در میان بخش‌ها، تقویت می‌کند و سازمان را قادر می‌سازد تا به طور مؤثرتری به چالش‌ها پاسخ دهد. این همراستایی به طور ویژه در سازمان‌های مدرن که استراتژی آنها بر نوآوری بنا شده است، بسیار مهم است، چراکه نوآوری اغلب از تلاقی دیدگاه‌ها و تخصص‌های مختلف موجود در واحدهای متنوع، ناشی می‌شود. در تعاملات بین واحدی که در بستر همراستایی افقی محقق می‌گردد، افراد با مهارت‌ها و دانش‌های متنوع گرد هم می‌آیند و این امر منجر به افزایش ظرفیت حل مسأله و بروز نوآوری، فراهم شدن امکان تبادل ایده‌ها، حصول درک وسیع‌تری از اهداف سازمانی و شناسایی فرایندها و روش‌های کارآمدتر و مؤثرتر، می‌شود. این انسجام افقی همچنین به ایجاد روابط قوی‌تر بین کارکنان کمک کرده و احساس مالکیت جمعی و مسئولیت‌پذیری را ایجاد می‌کند.
مسیر تحقق هم‌راستایی‌ها، مسیر هموار و بدون چالشی نیست. همراستایی عمودی می‌تواند با چالش‌هایی نظیر مقاومت در برابر تغییر، عدم شفافیت و شکاف‌های ارتباطی فرهنگ‌های سازمانی مواجه شود.
حال که به ماهیت و اهمیت این هم‌راستایی‌ها و چالش‌های تحقق آن واقف شدیم، نگاهی خواهیم داشت به روش‌های ایجاد و تقویت این هم‌راستایی‌ها و تفوق بر این چالش‌ها. در نخستین گام باید تصریح کرد که همراستایی عمودی و افقی مؤثر مستلزم وجود کانال‌های ارتباطی واضح در سراسر سازمان است. این موضوع شامل ایجاد روش‌های ارتباط رسمی و غیررسمی مانند برگزاری جلسات منظم به عنوان کارگروه‌ها و کمیته‌های مشترک، ابزارهای مدیریت پروژه و پلتفرم‌های دیجیتال است. در همین ارتباط، آنچه باید بر بستر این کانال‌ها جریان پیدا کند، اهداف و مقاصد مشترک است. همراستایی عمودی و افقی مستلزم درک مشترک اهداف و مقاصد است. لذا بدیهی است که پیش‌نیاز هر اقدامی، وجود اهداف و استراتژی‌های مصوب و مُصرّح در سازمان است. سازمان باید اهداف روشن و مشخصی را تعیین کند که از استراتژی‌های سطح بالاتر به وظایف و مسئولیت‌های فردی ترجمه می‌شود و از طریق کانال‌های ارتباطی کارآمد، در سازمان جریان می‌یابد. این امر متضمن آن است که همه برای رسیدن به نتایج یکسان کار می‌کنند و احتمال خطر اولویت‌بندی‌های ناسازگار از سوی واحدها را کاهش می‌دهد.